Người khiếm thính và người nghe kém làm việc hiệu quả trong nhóm khi cuộc họp có phụ đề, tài liệu được gửi trước, mỗi lúc chỉ một người nói, và các quyết định được chốt lại bằng chữ. Những điều này phần lớn không tốn tiền, chỉ cần quy ước trong nhóm và vài cài đặt có sẵn trong phần mềm họp trực tuyến.
Bài này viết cho người khiếm thính đang đi làm hoặc sắp đi làm, và cho đồng nghiệp, quản lý muốn làm việc tốt với họ. Phần cuối nói về cách đề nghị hỗ trợ, quyền lợi theo nguyên lý chung, và cách dùng AI để tóm tắt cuộc họp mà không đưa bí mật công ty ra ngoài.
Khó khăn thật ở nơi làm việc không nằm ở chuyên môn
Người khiếm thính làm được hầu hết các công việc văn phòng, kỹ thuật, sản xuất, sáng tạo như mọi người. Khó khăn chủ yếu nằm ở giao tiếp quanh công việc: cuộc họp nhiều người nói chồng lên nhau, lời dặn nói miệng lúc đi ngang bàn, thông báo qua loa ở xưởng, những câu chuyện bên lề nơi thông tin không chính thức được trao đổi.
Hệ quả thường thấy là người khiếm thính bỏ lỡ thông tin, phải hỏi lại, bị coi là chậm, hoặc dần bị loại khỏi những việc cần phối hợp nhiều. Nhiều người không dám nói ra vì sợ mất việc hay bị coi là phiền. Điều đáng tiếc là phần lớn những trở ngại này gỡ được bằng thay đổi rất nhỏ trong cách nhóm làm việc.
Họp trực tuyến là chỗ vừa có lợi vừa có hại. Có lợi vì phần mềm họp có phụ đề và chép lời, mặt người nói hiện rõ trên màn hình. Có hại khi người ta tắt camera, mạng chập chờn làm tiếng và hình lệch nhau, hoặc mọi người nói cùng lúc. Các phần sau đi vào từng tình huống: họp trực tuyến, họp trực tiếp, đề nghị hỗ trợ, thói quen của đồng nghiệp, và giai đoạn phỏng vấn cùng những tuần đầu ở chỗ làm mới, lúc người khiếm thính thường ngại lên tiếng nhất vì chưa quen ai.
Họp trực tuyến có phụ đề: cài đặt và quy ước
Phần lớn phần mềm họp trực tuyến phổ biến có phụ đề tự động; mức hỗ trợ tiếng Việt khác nhau và thay đổi theo phiên bản. Các bước chung:
- Trong phần mềm họp, tìm nút phụ đề hoặc CC trên thanh công cụ cuộc họp, hoặc trong phần cài đặt. Chọn ngôn ngữ nói là tiếng Việt.
- Kiểm tài khoản công ty có bật tính năng phụ đề không. Một số tính năng do quản trị viên của công ty bật hoặc tắt; nếu không thấy, hỏi bộ phận IT.
- Nếu phần mềm họp chưa có phụ đề tiếng Việt tốt, dùng phụ đề trực tiếp của điện thoại hoặc máy tính đặt cạnh loa làm phương án thay thế.
- Đề nghị người chủ trì nhắc mọi người bật camera khi nói, và nói tên mình trước khi phát biểu. Người khiếm thính cần thấy mặt để đọc khẩu hình, cần biết ai đang nói.
- Nếu có phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu, ghim khung hình của phiên dịch viên để luôn hiện to trên màn hình.
- Dùng khung chat của cuộc họp để hỏi, góp ý; đề nghị chủ trì đọc to câu hỏi từ khung chat để cả nhóm cùng thấy.
Trước khi họp với khách hàng hay đối tác bên ngoài, thử phụ đề trên phần mềm họp mà họ dùng, vì mỗi phần mềm một khác. Báo trước với đối tác rằng mình sẽ bật phụ đề, phần lớn sẽ thấy bình thường.
Họp trực tiếp: những điều chỉnh nhỏ mà hiệu quả lớn
Gửi nội dung trước. Chương trình họp, tài liệu, số liệu gửi trước một ngày giúp người khiếm thính nắm ngữ cảnh, đoán đúng chữ khi đọc khẩu hình, và chuẩn bị ý kiến.
Chỗ ngồi nhìn thấy mọi người. Bàn họp hình chữ U hoặc tròn tốt hơn bàn dài. Người khiếm thính ngồi ở chỗ nhìn thấy mặt người chủ trì và phần lớn người tham dự, lưng quay về phía cửa sổ để ánh sáng chiếu vào mặt người khác.
Mỗi lúc một người nói. Quy tắc đơn giản nhất nhưng hay bị quên khi tranh luận sôi nổi. Chủ trì có trách nhiệm giữ nhịp, mời từng người.
Phụ đề trên thiết bị đặt giữa bàn. Một máy tính bảng bật phụ đề trực tiếp, hoặc micro hội nghị nối với máy tính có phần mềm chép lời, giúp người khiếm thính theo dõi. Thông báo trước cho mọi người rằng phụ đề đang chạy.
Chốt bằng chữ. Cuối buổi, người ghi biên bản đọc và gửi danh sách việc, người phụ trách, thời hạn. Người khiếm thính có cơ hội sửa nếu hiểu khác. Thói quen này cũng có lợi cho cả nhóm.
Đề nghị hỗ trợ: việc gì, điều chỉnh gì
Bảng dưới gợi ý những điều chỉnh người khiếm thính có thể đề nghị với quản lý. Phần lớn không tốn chi phí, chỉ cần thay đổi cách làm.
| Tình huống trong công việc | Điều chỉnh có thể đề nghị | Ghi chú |
|---|---|---|
| Họp nhóm hằng tuần | Bật phụ đề, gửi tài liệu trước, biên bản bằng chữ | Có lợi cho cả nhóm |
| Giao việc nói miệng | Giao việc qua tin nhắn, email, công cụ quản lý công việc | Có dấu vết, tránh hiểu nhầm |
| Thông báo qua loa ở xưởng, văn phòng | Gửi kèm tin nhắn nhóm; báo động có đèn | Liên quan an toàn, nên ưu tiên |
| Đào tạo, hội thảo | Tài liệu chữ, video có phụ đề, phiên dịch ký hiệu nếu cần | Đặt trước với đơn vị tổ chức |
| Nghe điện thoại khách hàng | Chuyển sang kênh chat, email; điều chỉnh mô tả công việc | Thoả thuận rõ khi nhận việc |
| Môi trường ồn | Chỗ ngồi yên tĩnh hơn, xa máy móc | Giúp người dùng máy trợ thính |
Khi đề nghị, trình bày theo hướng công việc: điều chỉnh này giúp bạn làm việc hiệu quả và chính xác hơn. Ghi lại thoả thuận bằng email. Nếu gặp khó khăn, công đoàn, bộ phận nhân sự hoặc hội người khuyết tật ở địa phương có thể tư vấn thêm.
Đồng nghiệp nên làm gì, không nên làm gì
Nếu nhóm bạn có người khiếm thính, vài thói quen dưới đây giúp người đó làm việc thoải mái mà không cần ai phải gắng sức.
- Gọi tên hoặc vẫy nhẹ trước khi nói, đừng nói từ sau lưng.
- Nhìn thẳng khi nói, không che miệng, không nói lúc đang ăn hay quay đi.
- Khi bàn chuyện bên lề có thông tin công việc, nhắn lại vào nhóm để người khiếm thính không bị lỡ.
- Đừng nói "thôi không quan trọng đâu" khi bị hỏi lại.
- Hỏi người đó thích giao tiếp thế nào, thay vì tự đoán. Có người thích nhắn tin, có người đọc khẩu hình tốt, có người dùng ký hiệu.
- Học vài ký hiệu cơ bản nếu đồng nghiệp dùng ngôn ngữ ký hiệu, như chào, cảm ơn, họp, ăn trưa. Thiện chí đó được ghi nhận rất nhiều.
- Mời người khiếm thính vào các buổi gặp gỡ ngoài giờ và chọn chỗ không quá ồn.
Không cần đối xử đặc biệt hay thương hại. Người khiếm thính cần được làm việc như mọi người, với những điều chỉnh nhỏ về giao tiếp, và được đánh giá theo kết quả công việc.
Dùng AI tóm tắt cuộc họp mà không lộ dữ liệu công ty
Bản chép lời cuộc họp rất có ích cho người khiếm thính: đọc lại những đoạn bị lỡ, tìm đúng chỗ ai nói gì. Nhiều phần mềm họp có sẵn chép lời và tóm tắt bằng AI trong gói của công ty. Nếu công ty đã duyệt công cụ đó, dùng theo quy định của công ty.
Rủi ro là tự ý dán bản chép lời vào chatbot công cộng bằng tài khoản cá nhân để nhờ tóm tắt. Cuộc họp nội bộ thường có thông tin khách hàng, số liệu kinh doanh, kế hoạch nhân sự, những thứ không được đưa ra ngoài. Nếu công ty chưa có quy định, hỏi quản lý trước; nếu buộc phải dùng, xoá tên người, tên khách hàng, con số trước khi dán.
Câu lệnh mẫu khi được phép: "Tóm tắt bản chép lời cuộc họp sau thành các mục: quyết định đã chốt, việc cần làm kèm người phụ trách và thời hạn, câu hỏi còn bỏ ngỏ. Chỉ dùng thông tin trong bản chép lời, chỗ nào không rõ thì ghi là chưa rõ". Đọc lại bản tóm tắt và đối chiếu với bản chép lời, vì AI có thể bỏ sót hay gán nhầm người nói. Khi có điểm chưa chắc, hỏi lại đồng nghiệp bằng tin nhắn.
Phỏng vấn và những tuần đầu ở chỗ làm mới
Hỏi trước hình thức phỏng vấn. Phỏng vấn qua điện thoại là bất lợi lớn với người khiếm thính. Bạn có thể đề nghị phỏng vấn trực tiếp, gọi video có phụ đề, hoặc trao đổi bằng chữ. Nói rõ điều này khi nhận lời mời, kèm lý do ngắn gọn.
Chuẩn bị chỗ ngồi và ánh sáng. Khi phỏng vấn trực tiếp, chọn chỗ ngồi nhìn rõ mặt người phỏng vấn. Với phỏng vấn trực tuyến, thử phần mềm và phụ đề trước một ngày, chuẩn bị tai nghe hoặc thiết bị kết nối máy trợ thính nếu có.
Mang theo phương án dự phòng. Giấy bút, ghi chú soạn sẵn câu giới thiệu về cách mình giao tiếp, điện thoại có phụ đề. Khi máy chép sai một câu hỏi quan trọng, đề nghị người phỏng vấn viết ra là chuyện bình thường.
Tuần đầu: nói rõ cách mình làm việc. Gặp quản lý trực tiếp sớm để thống nhất kênh giao việc, cách họp, cách báo khẩn. Nhiều người ngại vì mới vào, nhưng nói sớm tránh được rất nhiều hiểu lầm về sau.
Giới thiệu ngắn với nhóm. Một tin nhắn giới thiệu trong nhóm chat kiểu "Mình nghe kém, mọi người gọi tên hoặc vẫy tay trước khi nói, việc gấp nhắn tin giúp mình" giúp đồng nghiệp biết cách làm việc với bạn mà không ngại hỏi.
Ghi lại những gì đã thoả thuận. Các điều chỉnh đã thống nhất nên được ghi bằng email hoặc biên bản, để khi đổi quản lý hay đổi nhóm, bạn không phải bắt đầu lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói với nhà tuyển dụng rằng mình khiếm thính ngay từ hồ sơ không?
Đây là lựa chọn của bạn. Nói sớm giúp nhà tuyển dụng chuẩn bị điều chỉnh cho buổi phỏng vấn, như phỏng vấn bằng chữ hay có phiên dịch, và giúp bạn biết môi trường có thân thiện không. Có người chọn nói ở buổi phỏng vấn. Điều quan trọng là bạn thấy thoải mái và được đánh giá theo năng lực.
Pháp luật có quy định gì về người khuyết tật đi làm không?
Pháp luật Việt Nam có các quy định riêng về lao động là người khuyết tật, về chống phân biệt đối xử và một số chính sách khuyến khích doanh nghiệp tuyển dụng. Nội dung cụ thể và mức hỗ trợ có thể thay đổi, nên kiểm văn bản hiện hành, hỏi bộ phận nhân sự, công đoàn hoặc hội người khuyết tật ở địa phương.
Phụ đề tự động trong cuộc họp có đủ tin cậy cho các quyết định quan trọng không?
Không nên trông hoàn toàn vào phụ đề tự động cho quyết định quan trọng, vì máy có thể chép sai con số, tên riêng, thuật ngữ. Cách an toàn là mọi quyết định đều được chốt lại bằng chữ trong biên bản hoặc tin nhắn sau cuộc họp, và người khiếm thính được đọc lại để xác nhận.
Đồng nghiệp tắt camera khi họp trực tuyến thì làm sao đề nghị cho tế nhị?
Bạn có thể nhờ người chủ trì đưa vào quy ước chung của nhóm, kiểu "khi phát biểu xin bật camera", thay vì nhắc riêng từng người. Giải thích ngắn rằng nhìn mặt giúp bạn theo dõi tốt hơn. Phần lớn mọi người sẵn lòng khi hiểu lý do.
Làm việc ở xưởng sản xuất, người khiếm thính cần lưu ý gì về an toàn?
Ở xưởng, báo động và cảnh báo thường bằng còi, loa. Cần đề nghị bổ sung báo động có đèn, quy ước tín hiệu tay với tổ trưởng, và có người được giao báo trực tiếp khi có sự cố. Người khiếm thính nên được hướng dẫn an toàn bằng chữ hoặc có phiên dịch, và xác nhận đã hiểu.
Có nên dùng tính năng chép lời để ghi lại các cuộc trò chuyện riêng với quản lý không?
Nên hỏi trước người kia. Chép lời một cuộc trò chuyện riêng mà không báo có thể làm mất lòng tin, kể cả khi lý do là bạn nghe kém. Khi được đồng ý, tính năng này giúp bạn không bỏ sót ý quan trọng. Nếu không, đề nghị quản lý gửi lại các ý chính bằng tin nhắn hoặc email.